Nếu bạn đang tìm cách tăng năng suất của mình, bạn có thể nghĩ đến việc đầu tư vào một khóa học quản lý thời gian hoặc giao phó nhiều nhiệm vụ hơn. Tuy nhiên, mặc dù đây là những chiến lược đúng đắn nhưng tốt hơn hết bạn nên bắt đầu ngay trước mắt mình bằng cách sắp xếp lại bàn làm việc và không gian văn phòng.
Đó là bởi vì môi trường làm việc có thể ảnh hưởng lớn đến năng suất của bạn. Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy rằng sự bừa bộn ở nơi làm việc có thể khiến bạn khó tập trung hơn, làm giảm khả năng học tập và trí nhớ, làm gián đoạn quá trình xử lý tinh thần và gây khó chịu, có thể gây ra căng thẳng tốn thời gian với đồng nghiệp. Tóm lại: Đối với hầu hết mọi người, sự bừa bộn là nguyên nhân chính làm giảm năng suất và hiệu suất công việc tổng thể.
May mắn thay, giải pháp cho tình trạng lộn xộn cản trở năng suất có thể được tìm thấy trong một số chiến lược đơn giản để sắp xếp không gian làm việc của bạn. Cho dù bạn làm việc trong phòng làm việc, phòng điều hành hay văn phòng tại nhà, dưới đây là sáu mẹo tổ chức văn phòng hiệu quả sẽ giúp bạn nâng cao năng suất của mình.
Ý tưởng tổ chức văn phòng đơn giản
Dưới đây là tổng quan cơ bản về một số ý tưởng tổ chức văn phòng hiệu quả nhất:
- Bắt đầu với một cuộc kiểm toán
- Giảm thiểu giấy
- Dọn dẹp dây và bộ sạc
- Nhận nhãn hạnh phúc
- Tận dụng không gian trên tường
- Mở rộng không gian bàn làm việc của bạn (không cần mua bàn lớn hơn)
Chúng ta hãy đi sâu vào vấn đề thực tế.
Bắt đầu với một cuộc kiểm toán
Cách số một để giảm bớt sự lộn xộn và vô tổ chức trong văn phòng là hạn chế số lượng vật dụng trong văn phòng của bạn cần được sắp xếp ngay từ đầu.
Trước khi sắp xếp lại bất cứ thứ gì, hãy xem kỹ từng món đồ hiện có trong văn phòng của bạn. Sau đó sắp xếp chúng thành các ngăn khác nhau (Quyên góp, Giữ lại và Thùng rác/Tái chế thường đáp ứng nhu cầu của hầu hết mọi người). Đối với mỗi mục, hãy cân nhắc xem bạn có thực sự sử dụng nó hay không và liệu nó có giúp cải thiện công việc hoặc cuộc sống của bạn theo bất kỳ cách nào hay không. Đưa ra quyết định càng nhanh càng tốt; nếu bạn gặp khó khăn ở một mục nào đó, hãy chuyển sang mục tiếp theo và quay lại mục đó sau.
Sau khi bạn giảm bớt các phụ kiện văn phòng của mình, hãy bắt tay vào tìm nơi cất giữ cho từng món đồ bạn đã chọn giữ. Sử dụng ngăn kéo và khay sắp xếp bất cứ khi nào có thể, đồng thời tránh xếp đồ trên bề mặt làm việc chính của bàn làm việc.
Một lưu ý đặc biệt cho văn phòng tại nhà: Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh kết hợp các vật dụng gia đình vào không gian văn phòng của bạn. Duy trì sự tách biệt càng nhiều càng tốt để hỗ trợ tổ chức cả về thể chất và tinh thần.
 |
 |
 |
Giảm thiểu giấy
Giấy là một trong những thủ phạm tồi tệ nhất khi nói đến sự bừa bộn trong văn phòng, vì vậy việc kiểm soát thư, hóa đơn, tạp chí và các sản phẩm giấy khác là điều cần thiết.
Bắt đầu bằng việc băm nhỏ và/hoặc tái chế bất kỳ giấy tờ nào không cần thiết. Sau đó số hóa mọi tài liệu giấy quan trọng có thể được quét và lưu trữ dưới dạng tệp điện tử.
Tiếp theo, đầu tư vào một vài khay giấy giúp sắp xếp chúng theo danh mục (chẳng hạn như "khẩn cấp", "đang chờ xử lý" hoặc "để nộp" hoặc đơn giản là "đã đọc" và "chưa đọc"). Cuối cùng, hãy làm theo những lời khuyên sau để tiến gần đến một văn phòng không giấy tờ nhất có thể.
 |
 |
 |
Dây và bộ sạc gọn gàng
Việc gỡ dây điện có thể gây lãng phí rất nhiều thời gian và dây điện chất đống trên sàn có thể tạo ra sự lộn xộn về mặt thị giác, gây căng thẳng và làm giảm tính thẩm mỹ tổng thể của không gian làm việc của bạn (ngoài ra, chúng còn là mối nguy hiểm lớn do vấp ngã!).
Bắt đầu bằng cách gỡ dây trước. Sau đó, ngăn ngừa tình trạng rối trong tương lai bằng cách giữ phần dây thừa lại với nhau bằng kẹp dây. (Chỉ cần luồn dây hoặc các dây điện qua khoảng trống trong kẹp.)
Tiếp theo, xác định giải pháp lưu trữ thích hợp. Tất cả các bộ sạc có dán nhãn, có kẹp giấy phải để ở cùng một vị trí (và chúng phải được đặt trở lại vị trí đó sau mỗi lần sử dụng). Những dây điện cần nhô ra ngoài phải được giữ cách xa sàn nhà; cố định chúng vào mặt dưới bàn làm việc của bạn.
Nhận nhãn hạnh phúc
Chắc chắn, nhãn mác có vẻ khá đẹp thuộc Loại A—nhưng bạn đã bao giờ gặp một người Loại A có không gian văn phòng bừa bộn chưa? Lấy một trang từ cẩm nang của các chuyên gia tổ chức và đi đến thị trấn để dán nhãn cho các đồ dùng văn phòng, từ giá sách đến giá tủ, bộ sạc, dây điện, hộp đựng giấy, v.v. Sau đó, hãy cất đồ đạc vào nơi thích hợp—mỗi lần.
Tận dụng không gian trên tường
Khi bạn sử dụng bức tường để có thêm không gian lưu trữ, điều đó giống như bạn có được một căn phòng mới. Giải phóng không gian trên bàn và sàn nhà của bạn bằng cách chuyển càng nhiều đồ vật lên tường càng tốt. Dưới đây là một số lời khuyên:
- Sử dụng bảng treo để đựng những phụ kiện văn phòng thường xuyên sử dụng như kéo, băng dính, v.v.
- Tăng cường hơn nữa với các thùng đựng đồ treo, sẽ cung cấp không gian cho mọi thứ từ kim bấm đến dây cao su, đinh bấm, dụng cụ viết bổ sung, v.v.
- Sử dụng bảng xóa khô để lên ý tưởng hoặc ghi lại danh sách việc cần làm đang chạy (và loại bỏ sổ ghi chú trên màn hình).
- Đầu tư vào một chiếc lịch treo tường thay vì đặt lịch trên bàn làm việc của bạn.
- Sử dụng một tấm bảng để cất giữ những tài liệu cần sự chú ý của bạn.
- Lắp móc treo áo khoác để giữ áo khoác và áo len khỏi ghế văn phòng.
Mở rộng không gian bàn làm việc của bạn
Bất kể kích thước bàn làm việc của bạn là bao nhiêu, bạn có thể tăng lượng không gian trên bàn làm việc có sẵn cho mình bằng một vài điều chỉnh đơn giản. Ví dụ:
Hãy cân nhắc việc đặt một chiếc xe đẩy bên cạnh bàn làm việc của bạn để đựng những cuốn sổ kế hoạch, những tập tài liệu giấy, sổ ghi chú thường xuyên truy cập, v.v. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải tìm nơi cất giữ những món đồ này trên bàn làm việc của mình.
Bỏ đèn để bàn và chọn đèn sàn hoặc đèn chiếu sáng trên cao.
Nâng cao màn hình máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của bạn bằng một kệ máy tính để bàn nhỏ. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn không gian lưu trữ bên dưới kệ mà còn tiện dụng hơn cho cổ của bạn.
Nếu bạn thiếu không gian ngăn kéo, hãy cân nhắc lắp đặt giỏ dưới kệ hoặc tùy chọn lưu trữ dưới kệ khác.
Sau khi bạn triển khai những ý tưởng tổ chức công việc hoặc văn phòng tại nhà này và sắp xếp không gian làm việc của mình theo trật tự, thử thách tiếp theo là giữ nguyên như vậy. Một trong những chiến lược tốt nhất để duy trì một văn phòng có tổ chức là xử lý giấy tờ và các vật dụng khác khi chúng đến. Đừng để đồ dùng văn phòng hoặc giấy tờ mới chất đống; thay vào đó, hãy dành vài phút sắp xếp ngay bây giờ để tránh hàng giờ phải dọn dẹp sau này.
 |
 |
 |
