Là người mua bảng trắng, bạn có thể gặp phải tình huống này: báo giá của nhà cung cấp thoạt nhìn có vẻ hấp dẫn, nhưng khi đến lúc thanh toán, bạn phát hiện ra một loạt khoản phí bổ sung – phí đóng gói, phí lấy mẫu, phí kiểm tra, phí tài liệu… Chi phí cuối cùng cuối cùng cao hơn nhiều so với bạn mong đợi.
Đây không hẳn là việc nhà cung cấp “bổ sung” phí một cách tùy tiện. Bản chất của báo giá xuất khẩu có nhiều thành phần. Nếu không hiểu các yếu tố chi phí này, bạn sẽ khó có thể so sánh chính xác báo giá của các nhà cung cấp khác nhau hoặc khó kiểm soát tổng chi phí mua sắm của mình.
Wideny đã phục vụ người mua bảng trắng trên toàn cầu trong nhiều năm. Bài viết này phân tích các thành phần của báo giá xuất khẩu bảng trắng từ góc độ của người mua – giúp bạn hiểu từng khoản phí, tránh chi phí ẩn và tạo ngân sách mua sắm chính xác hơn.
1. Các thành phần cốt lõi của Báo giá xuất khẩu bảng trắng
Báo giá xuất khẩu bảng trắng hoàn chỉnh thường bao gồm các loại chi phí sau:
| Danh mục chi phí | Những gì được bao gồm | Bắt buộc? | Ghi chú |
| Đơn giá | Bản thân bảng trắng | ✅ Có | Thường dựa trên điều kiện FOB hoặc EXW |
| Chi phí đóng gói | Hộp bên trong, thùng carton bên ngoài, tấm bảo vệ cạnh, pallet, nhãn | ✅ Có | Có thể được liệt kê riêng hoặc bao gồm trong đơn giá |
| Chi phí tùy chỉnh | In logo, kích cỡ tùy chỉnh, màu sắc đặc biệt, bao bì nhãn hiệu riêng | ⚠️ Theo nhu cầu | Chỉ áp dụng cho đơn hàng tùy chỉnh |
| Chi phí lấy mẫu | Phí mẫu, phí khuôn, vận chuyển mẫu | ⚠️ Theo nhu cầu | Thường được khấu trừ từ đơn đặt hàng lớn |
| Chi phí chứng nhận/kiểm tra | Phí kiểm định, phí cấp chứng chỉ | ⚠️ Theo nhu cầu | Dựa trên yêu cầu của thị trường điểm đến |
| Phí tài liệu | Phí vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, phí giám định | ⚠️ Theo nhu cầu | Một số có thể được sắp xếp bởi người mua |
| Chi phí hậu cần | Vận tải đường bộ nội địa, thủ tục hải quan, vận tải đường biển, bảo hiểm | ❌ Thường không bao gồm | Phụ thuộc vào incoterms |
2. Phân tích chi tiết từng chi phí
2.1 Đơn giá
Đây là cốt lõi của bất kỳ trích dẫn nào và là phần dễ so sánh nhất. Nhưng hãy lưu ý:incotermliên quan đến đơn giá xác định những gì được bao gồm và những gì không.
| Incoterm | Những gì được bao gồm | Những gì bạn phải trả thêm cho |
| EXW (Xuất xưởng) | Bản thân sản phẩm | Vận tải đường bộ nội địa, thông quan xuất khẩu, vận tải đường biển, phí điểm đến, thuế |
| FOB (Miễn phí trên tàu) | Sản phẩm + vận tải nội địa + thông quan xuất khẩu + bốc xếp | Vận tải đường biển, phí điểm đến, thuế |
| CIF (Chi phí, Bảo hiểm, Cước phí) | Sản phẩm + vận tải đường bộ nội địa + thông quan + vận tải đường biển + bảo hiểm cơ bản | Phí điểm đến, nghĩa vụ |
| DDP (Giao hàng đã nộp thuế) | Tất cả mọi thứ ở trên + phí đích + thuế | Hầu như không có gì |
Tư vấn mua sắm:
- Khi so sánh báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau, hãy đảm bảo các điều khoản incoterms giống nhau
- FOB là thuật ngữ phổ biến nhất - hãy sử dụng nó làm cơ sở để so sánh
- Đừng chỉ nhìn vào đơn giá - hãy tính tổng chi phí cập bến cảng của bạn
2.2 Chi phí đóng gói
Chi phí đóng gói bảng trắng là đáng kể. Các giải pháp đóng gói khác nhau có thể khác nhau từ 30% trở lên.
| Mặt hàng đóng gói | Bắt buộc? | Tác động chi phí |
| Hộp bên trong/hộp màu | Phụ thuộc vào kênh | Cần thiết cho việc bán lẻ; có thể được đơn giản hóa để bán buôn |
| Thùng carton bên ngoài (tường{0}}đôi) | ✅ Có | Cần thiết cho vận tải đường biển |
| Bảo vệ cạnh | ✅ Khuyến khích mạnh mẽ | Chi phí thấp nhưng giảm đáng kể thiệt hại |
| Pallet | ✅ Có (đối với thùng đầy) | Có thể không cần thiết cho LCL |
| Túi hút ẩm/chất hút ẩm | ⚠️ Theo nhu cầu | Được đề xuất cho những nơi có độ ẩm-cao |
| Nhãn/hướng dẫn sử dụng | Phụ thuộc vào kênh | Cần thiết cho việc bán lẻ |
Tư vấn mua sắm:
- Yêu cầu nhà cung cấp liệt kê chi phí đóng gói riêng trong báo giá hoặc nêu rõ tiêu chuẩn đóng gói của họ
- Nếu sản phẩm của bạn được phân phối đến các kênh bán lẻ (như Amazon), hãy xác nhận xem bao bì đã "sẵn sàng-bán lẻ" hay chưa
- Đối với các đơn hàng số lượng lớn, hãy cân nhắc việc đơn giản hóa việc đóng gói (ví dụ: loại bỏ hộp màu, giảm hộp bên trong) để giảm chi phí
2.3 Chi phí tùy chỉnh
Nếu bạn cần kích thước, màu sắc, logo hoặc bao bì tùy chỉnh, chi phí bổ sung sẽ được áp dụng.
| Mục tùy chỉnh | Chi phí điển hình | Ghi chú |
| In logo | Phí bản in + phí in trên mỗi{1}}đơn vị | In lụa hoặc in pad – thường là ¥500–2000 mỗi tấm |
| Kích thước tùy chỉnh | Phí dụng cụ / thiết lập | Các kích thước không{0}}chuẩn có thể yêu cầu điều chỉnh dây chuyền sản xuất |
| Màu đặc biệt | Phí khớp màu + MOQ cao hơn | Các màu không{0}}chuẩn cần phải pha trộn thêm |
| Bao bì nhãn hiệu riêng | Phí thiết kế hộp + chi phí in ấn | Thay đổi tùy theo độ phức tạp của bao bì |
| Phụ kiện tùy chỉnh | Phí khuôn | Ví dụ: màu đặc biệt cho bút đánh dấu hoặc tẩy |
Tư vấn mua sắm:
- Chi phí tùy chỉnh thường là một-một lần – các đơn đặt hàng số lượng lớn tiếp theo sẽ không phát sinh nữa
- Hỏi xem chi phí tùy chỉnh có thể được khấu trừ từ các khoản thanh toán đơn hàng lớn hay không (ví dụ: phí lấy mẫu)
- Đối với số lượng đặt hàng đủ lớn, bạn có thể thương lượng để được miễn một số phí tùy chỉnh
2.4 Chi phí lấy mẫu
Trước khi sản xuất hàng loạt, việc lấy mẫu thường được yêu cầu để xác nhận thông số kỹ thuật. Chi phí lấy mẫu thay đổi tùy theo độ phức tạp của sản phẩm.
| Loại mẫu | Phạm vi chi phí | Ghi chú |
| Mẫu chuẩn | ¥0–100 | Sản phẩm hiện có – thường miễn phí hoặc yêu cầu số tiền đặt cọc nhỏ |
| Mẫu tùy chỉnh (logo/thay đổi màu sắc) | ¥100–500 | Yêu cầu điều chỉnh dây chuyền sản xuất hiện có |
| Mẫu tùy chỉnh sâu (thay đổi kích thước/cấu trúc) | ¥500–5000 | Yêu cầu điều chỉnh khuôn hoặc quy trình mới |
| Vận chuyển mẫu | Chi phí thực tế | Chuyển phát nhanh quốc tế thường do người mua thanh toán |
Tư vấn mua sắm:
- Xác nhận xem phí lấy mẫu có thể được khấu trừ từ đơn đặt hàng lớn đầu tiên của bạn hay không (hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp dịch vụ này)
- Yêu cầu một mốc thời gian mẫu để tránh sự chậm trễ của dự án
- Khi nhận mẫu, kiểm tra cẩn thận kích thước, màu sắc và chất lượng in
2.5 Chi phí chứng nhận/kiểm tra
Một số thị trường đích hoặc kênh bán hàng nhất định yêu cầu chứng nhận sản phẩm cụ thể. Những chi phí này thường do người mua chịu, đôi khi được chia sẻ giữa cả hai bên.
| Chứng nhận | Thị trường áp dụng | Phạm vi chi phí |
| CE (an toàn) | Châu Âu | 5.000–20.000 Yên mỗi sản phẩm |
| RoHS (môi trường) | Châu Âu | ¥3,000–10,000 mỗi sản phẩm |
| REACH (hóa chất) | Châu Âu (cao cấp) | 10.000–50.000 Yên mỗi sản phẩm |
| EN71 (đồ chơi an toàn) | Bảng trắng trẻ em | 5.000–15.000 Yên mỗi sản phẩm |
| BSCI (kiểm toán nhà máy) | người mua lớn châu Âu | 10.000–20.000 yên cho mỗi lần kiểm tra |
| ASTM F963 | Hoa Kỳ | 5.000–15.000 Yên mỗi sản phẩm |
Tư vấn mua sắm:
- Thông báo sớm cho nhà cung cấp của bạn về các yêu cầu về thị trường và kênh đích của bạn – xác nhận những chứng nhận nào là cần thiết
- Nếu nhiều sản phẩm thuộc cùng một chứng nhận, hãy kết hợp thử nghiệm để chia sẻ chi phí
- Hỏi xem nhà cung cấp đã có báo cáo chứng nhận chưa (có thể chia sẻ để tiết kiệm chi phí)
2.6 Phí tài liệu
Thủ tục hải quan xuất khẩu và thông quan nhập khẩu điểm đến yêu cầu nhiều loại giấy tờ khác nhau. Một số tài liệu phải chịu phí bổ sung.
| Loại tài liệu | Phí | Ghi chú |
| Phí vận đơn | ¥200–500 mỗi chuyến hàng | Tính phí theo hãng tàu |
| Giấy chứng nhận xuất xứ | ¥200–500 mỗi bản | Có thể cần thiết để giảm thuế |
| Phí kiểm tra | ¥300–1.000 mỗi lô hàng | Bắt buộc đối với một số sản phẩm nhất định |
| Hợp pháp hóa đại sứ quán | 1.000–3.000 yên mỗi bản | Yêu cầu của một số quốc gia |
| E{0}}tờ khai hải quan | ¥100–300 mỗi lô hàng | Nói chung là bắt buộc |
Tư vấn mua sắm:
- Hỏi xem phí tài liệu có được bao gồm trong báo giá của nhà cung cấp hay không
- Nếu cần giấy chứng nhận xuất xứ, hãy xác nhận xem nhà cung cấp có đủ điều kiện để cấp giấy chứng nhận xuất xứ hay không
- Một số tài liệu có thể được người mua sắp xếp (thông qua người giao nhận hoặc người môi giới hải quan)
3. Trách nhiệm chi phí của Incoterm
| Mục chi phí | EXW | FOB | CIF | DDP |
| Đơn giá sản phẩm | Người mua | Người bán | Người bán | Người bán |
| Vận tải nội địa | Người mua | Người bán | Người bán | Người bán |
| Thủ tục hải quan xuất khẩu | Người mua | Người bán | Người bán | Người bán |
| Vận tải đường biển | Người mua | Người mua | Người bán | Người bán |
| Bảo hiểm hàng hải | Người mua | Người mua | Người bán | Người bán |
| Phí điểm đến | Người mua | Người mua | Người mua | Người bán |
| Thuế nhập khẩu | Người mua | Người mua | Người mua | Người bán |
| Vận tải đường bộ điểm đến | Người mua | Người mua | Người mua | Người bán |
Nên chọn incoterm nào:
- Người mua mới:Bắt đầu với FOB hoặc CIF để giảm số bước bạn cần quản lý
- Người mua có kinh nghiệm:EXW cung cấp khả năng kiểm soát tốt hơn về chi phí hậu cần
- Lệnh dùng thử nhỏ:DDP được sử dụng nhiều nhất-mặc dù đơn giá sẽ cao hơn
4. Cách tính tổng chi phí hạ cánh của bạn
Một công thức đơn giản:
Tổng chi phí cập bến=Đơn giá × Số lượng + Chi phí nội địa + Vận tải đường biển + Bảo hiểm + Phí điểm đến + Thuế + Khác
Ví dụ (điều kiện FOB):
- Đơn giá: $5/cái (FOB Thượng Hải)
- Số lượng: 1.000 chiếc
- Vận chuyển đường biển: $500 (ước tính cho 0,5 CBM)
- Bảo hiểm: $50
- Phí đích đến: $200
- Thuế: 10% → $500
- Tổng cộng: 5,000+5,000+500 + 50+50+200 + 500=500=6,250
- Chi phí hạ cánh cho mỗi mảnh: 6,25 USD
Tư vấn mua sắm:
- Yêu cầu báo giá theo các điều kiện incoterms khác nhau và tính toán chi phí vận chuyển cho từng điều kiện
- Đừng chỉ nhìn vào giá FOB - hãy tính toán tất cả các chi phí bổ sung
- Nêu rõ các thành phần chi phí trong hợp đồng mua bán để tránh tranh chấp
5. Phương pháp trích dẫn của Wideny
Là nhà máy sản xuất bảng trắng, Wideny cam kết báo giá minh bạch, rõ ràng:
- Báo giá đầy đủ:Đơn giá, điều kiện incoterms, tiêu chuẩn đóng gói, chi phí tùy chỉnh đều được liệt kê rõ ràng
- Phân tích chi phí:Mọi chi phí bổ sung (lấy mẫu, chứng nhận, tài liệu) được thông báo trước
- Dự toán chi phí đất đai:Chúng tôi có thể hỗ trợ ước tính cước vận chuyển đường biển và các chi phí liên quan dựa trên cảng đích của bạn
- Không có phí ẩn:Mọi chi phí đều được làm rõ ở giai đoạn báo giá – không có phí “bất ngờ”
Nếu bạn đang tìm nguồn cung ứng bảng trắng hoặc có thắc mắc về báo giá hiện có, hãy liên hệ với chúng tôi để có báo giá rõ ràng, đầy đủ.
6. Tóm tắt
Báo giá xuất khẩu bảng trắng không chỉ đơn thuần là một "đơn giá".
- Chi phí cơ bản:Đơn giá, bao bì, tùy biến
- Chi phí trả trước:Lấy mẫu, chứng nhận
- Chi phí vận chuyển:Vận tải đường bộ nội địa, vận tải đường biển, bảo hiểm
- Chi phí giải phóng mặt bằng:Phí điểm đến, thuế hải quan, phí chứng từ
Hiểu từng thành phần chi phí sẽ giúp bạn:
- So sánh báo giá của các nhà cung cấp khác nhau chính xác hơn
- Kiểm soát tổng chi phí mua sắm của bạn chính xác hơn
- Tránh bẫy "giá thấp" và chi phí ẩn
Wideny khuyến nghị người mua nên chủ động yêu cầuphân tích chi phí hoàn chỉnhtừ nhà cung cấp và xác nhận sớm các điều kiện incoterms. Đối với bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
